Web会議とは？

Web会議入門

1. Web会議システムとは何か？

1-1. Web会議システムについて

リアルタイムコミュニケーション機能	リアルタイムに音声・映像のやりとりが可能
ファイル共有機能	参加者全員に資料配布などが可能
ホワイトボード機能	図を使った説明などが可能
チャット機能	テキスト文字による会話が可能
ディスクトップ共有機能	相手のデスクトップ画面を共有可能
録音・録画機能	会議内容の録画や録音が可能
セキュリティ機能	会議内容を保護する機能

音声と映像の共有で、複数の離れた相手と同時にリアルタイムのコミュニケーションが可能。交通費のコスト削減、時間短縮もできる。

ファイル共有機能による資料共有や、参加者全員が同じ画面を見ながらテキストや図を使って情報共有するホワイトボード機能、 文字情報をやり取りするテキストチャット機能など、情報共有のためのツールも豊富。

相手の画面を自分のパソコンに表示できるほか、相手のパソコンをリモート操作することも。 アプリケーションの操作方法やトラブルの状況説明をするときなどにも活用でき、ヘルプデスクで活用やトラブル時の対応にも応用できる。

1-2. Web会議をはじめるのに必要なものとは？

• ・会話するためのマイク
• ・映像を映すためのカメラ
• ・インターネット回線

PCにマイクやカメラがついていない場合でも「ヘッドセット」や「Webカメラ」をUSBで接続することにより、Web会議を行うことが可能となります。
専用の機器や専用の回線は不要です。インターネットに接続できる環境があればOKです。

1-3. Web会議とテレビ会議、どう違う？

◆テレビ会議の場合
専用端末、カメラ、マイク、大画面のディスプレイを要します。
会議室用の部屋に構築するため投資コストもかかります。
メリットとしては、より高精細な映像が利用できるので、相手の顔色を読み取ることもできます。

◆Web会議の場合
専用端末が不要で、自分の座席から手軽に参加できます。
専用の部屋を用意する必要もありません。

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会議はテレビ会議で行い、ミーティングはWeb会議など、会議の種類によって、使い分けるケースも見られます。

遠隔地との会議やミーティングが行えるWeb会議以外のシステムとして、テレビ電話やスカイプなどがあります。

電話機にモニタを組み合わせた専用端末が必要となります。テレビ会議システムより簡易に行えるが、基本的に1対1での利用となります。

1対1の利用が基本です。Web会議は2人以上で利用可能でセキュリティ機能などがより充実しているといえます。

1-4. 通信方式について

Web会議の通信方式には大きく分けて、以下の２種類あります。

• ・P2P（ピアツーピア）方式（弊社製のSOBA mierukaや、Skypeで採用）
• ・サーバー/クライアント方式（現在主流の通信方式。ミエルカ・クラウドで利用）

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2. Web会議システムを導入をするとどうなる？

2-1. Web会議を導入で、課題が解決！

対面式の会議やテレビ会議で以下のような課題がある場合、Web会議を導入することにより、課題解決が見込めます。

• ・対面式の会議では参加者が集合するまでに時間がかかっている
• ・場所の問題などにより、会議に参加できないメンバーが多い
• ・テレビ会議の実施頻度が高く、機材セッティングの無駄な時間が多い

ほとんどのWeb会議では、PDFやPowerPointを画面上で共有しながら会議を行うことができます。

資料への書き込みや、ページ送り、またレーザーポインタなどの様々なアクションは参加者全員に共有されるので、 リアルな会議以上に的確な情報共有を行うことが可能です。

またPC画面の共有を行うことで、業務ツールを配信することが可能です。

またPC画面をリモート操作できるWeb会議では、遠隔地からツールの利用方法の説明等を行うことが出来ます。

Web会議は、使用方法も簡単で特別なパソコンスキルは求められません。 ファイルを開く、Webブラウザを使用するといったことで問題なく操作できます。

既存のテレビ会議システムに比べて、参加人数や拠点数を増やす際のコストも圧縮しやすく、 テレビ会議システムのようなカメラ、マイク、スピーカーといった装置がないため、移転も容易というメリットがあります。

テレビ会議システムを導入するのは、Web会議システムと比較しても大きなコストがかかります。 また運用するための場所が必要になり、導入したとしても利便性に欠けることがあります。

Web会議システムであれば低コストで運用することができ、大画面で利用したい場合もPC画面をプロジェクターやディスプレイに接続することで、 テレビ会議と変わらない活用をすることができます。

普段メールだけのやりとりを行っている取引先やお客様相手と、 オンライン上で気軽に顔を合わすことが出来るので、コミュニケーションを活発化することができます。 またメールだけでは歩みの遅いやり取りなども、資料を共有しながらのWeb会議により、迅速に意思疎通を行うことが可能です。

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2-2. Web会議システムの大きく2つの提供形態がある

Web会議システムは、オンプレミスタイプとクラウドタイプの２つに分類できます。

サーバーを設置してシステムを構築するタイプで、サーバーやソフトウェアのインストール、など、導入コストと手間がかかる分、自社に必要な機能を搭載した会議システムを構築できます。
運用も自社内で行うことになり、バージョンアップや障害にも自社の担当者が対応します。自社専用のシステムが欲しい企業はオンプレミスを選択することが多いと言えます。

インターネットを介して提供されるサービスを利用するタイプです。低コストですぐに利用できます。機能に応じた料金を支払います。構築も運用の手間がかからず、 自動的にバージョンアップされ、常に最新の機能を利用や拠点の増減にも対応できます。
機能面に制限があり、セキュリティも提供事業者側が行います。コスト重視で小さくスタートしたいという企業はクラウドを選択していることが多いと言えます。

2-3. Web会議システムを選ぶときの4つの比較ポイント！

セキュリティレベル	会議では機密情報のやり取りが多く発生することから、自社のセキュリティポリシーに即したシステムの選択が必要となります
映像の品質	映像の仕様には「SD（スタンダード）」と「HD（ハイディフィニション）」があり、画像の質の高さを望むのであれば後者を選択することが多いです
操作性	簡易なステップで開始できるかについてトライアルで確かめることがお薦めです
サポート体制	対応時間が長い、提案力などが挙げられます

経営陣の会議などは、通信が安定しているテレビ会議が適していると言われることがあります。 一方、開催頻度が低い会議のためだけに、投資コストが高いテレビ会議を導入するのか？という点もあり、テレビ会議導入には慎重に判断することが必要です。

場合によっては、Web会議を選定し、経営陣の会議は対面の開催にした方が望ましいという見方もできます。
また、数多くの会議が同時開催されている環境であればオンプレミスタイプ、同時接続が少なければクラウドタイプという判断も可能です。 比較・選定のチェックポイントと投資コストのバランスを検討することが重要です。

使用する目的に見合う品質が確保されているか、音声の途切れや映像の乱れがないか、という点をチェックしておくことも大切です。

■ アンケートや挙手などの機能があるシステムを使って、オンラインセミナーや社員研修
■ デスクトップ共有機能を使って、画面共有、相手のパソコンを遠隔操作
■ 在宅勤務、サテライトオフィス、お互いの勤務状況を把握可能

営業、医療、災害の事業継続のためなど幅広いシーンで利用が進んでいます。ビジネス環境の変化も遠隔会議システムの利用機会を増やしていると考えられます。グローバル化によって、特に中国、東南アジアを中心に拠点を拡大している中、現地とのやり取りはメールや電話だけでは、心もとなく顔を合わせられるコミュニケーションの重要性が高まっているといえます。

在宅やフリーアドレスといったワークスタイル導入の際、手軽に活用できるという点ではWeb会議が適しています。「社内は専用のテレビ会議の端末を使い、在宅勤務はPCから参加」という共用も可能です。

営業職員が客先でPCを起ち上げて、上司を参加させる、技術部門担当者が社内からフォローする、といった意思決定への活用ができます。スマートフォンを利用すれば、インターネット回線が設置されていない現場でも活用できる点が大きなメリットです。

交通事情や被災により出社できないケースでも、移動経路上や自宅からの業務参加により事業の継続性を確保に利用可能です。各拠点になるべく安定した品質での通信を行いたいという場合、テレビ会議が求められるケースもあるかもしれません。

上記のケース以外では、工場と本社で、品質レベルを、あるいは繊維会社のデザイナーと製造現場で、素材の質感を共有することが求められるケースでは、高品質な画像対応ができるテレビ会議が品質情報の共有に適しているケースもあるでしょう。

この場合でも、システムだけでなくネットワーク回線の品質にも留意する必要があります。海外拠点からは、ネットワークが不安定なケースもみられ、画質・音質を落としての会議にならざるを得ないということにもなりかねません。

2-5. Web会議システムを導入する前に無料トライアル！

活用場面と併せて業務のスタイルや会議実施の現状、会議以外の用途、など、機能面や音声・映像の品質、操作、セキュリティも含めて比較してみることをおすすめします。 多角的に検討することで、より適したWeb会議システムを選んでください。

3. Web会議の歴史

3-1. Web会議が生まれた経緯とは

従来の電話回線やADSLを利用したインターネット通信では安定した映像の送受信が出来なかったため、テレビ会議を専用機と専用回線を用いて行っていました。

テレビ会議は、1960年代から研究により大型システムとなり、インターネットをベースにしたデータ転送機能から『Web会議』は誕生したようです。
テレビ会議は、会議室で会議をするためのものである一方、Web会議は自分のパソコンで簡易に行うことが可能です。

Web会議システムのメリットは、既存技術を利用するため、導入の簡易さと投資コストが安価という点にあります。 わずか数クリックで会議を始めることができると訴求している製品もあり、また、マイクやカメラがついていないPCでも「ヘッドセット」や「Webカメラ」をUSBで接続することにより、 Web会議を行うことが可能となりました。

3-2. Web会議の現状、今後はどう変わる？

Web会議の現状と今後、期待される役割について触れます。

遠隔地のお客様に自席で対応する商談や訪問しないでできる営業が可能となり、災害時にも出社せずに顧客対応を行う、など、サテライトオフィスにも活用できます。

電話やメール、チャット、テレビ会議、ビデオ会議、音声や映像、テキストなど…複数の通信やコミュニケーションを統合する考え方・技術です。まさにWeb会議は重要なコミュニケーションのアイテムとなっています。

WebRTC（Web Real-Time Communicationsの略）は、Webブラウザ上で音声・画像の通信やデータ通信を行うための規格です。Webブラウザにプラグインをする必要ないため、今後WebRTC方式のWeb会議が増えると考えられます。