Web会議とは? ~Web会議 徹底解説~

Web会議でコミュニケーションをもっと手軽に。

Web会議のイメージ

Web会議とは、離れた場所にいる人と、映像や音声、また様々な資料を共有しながらインターネットを通じてコミュニケーションを取ることのできるツールです。

このページでは、はじめてweb会議を検討する方や、web会議とは何か知りたい方へ向けた様々な情報を発信しています。
以降では、Web会議にはどのような機能があるのか、利用するために必要なものはなにか、テレビ会議システムなどの類似するシステムとの違いはなにか、などについて解説させていただきます。また、Web会議製品が複数ある中で、「どの製品を選べばよいのか?」については、利用想定や活用シーンを踏まえた選定ポイントをご説明させていただきます。

1.Web会議システムを理解するための基礎・基本

(1)Web会議の機能

Web会議の主な機能として、以下のような機能があげられます。

リアルタイムコミュニケーション機能リアルタイムに音声・映像のやりとりが可能
ファイル転送機能参加者全員に資料配布などが可能
ホワイトボード機能図を使った説明などが可能
チャット機能テキスト文字による会話が可能
ディスクトップ共有機能相手のデスクトップ画面を共有可能
録音・録画機能会議内容の録画や録音が可能
セキュリティ機能会議内容を保護する機能

リアルタイムなコミュニケーション

itodenwa

音声と映像の共有で、複数の離れた相手とリアルタイムのコミュニケーションが可能です。 使用する目的に見合う品質が確保されているか、音声の途切れや映像の乱れがないか、という点をチェックしておくことも大切です。

スムーズな情報共有

情報共有のイメージ

ファイル転送機能による資料共有や、参加者全員が同じ画面を見ながらテキストや図を使って情報共有するホワイトボード機能、文字情報をやり取りするテキストチャット機能など、情報共有のためのツールも豊富に用意されています。

リモートでの操作やサポート対応に利用することも可能

ヘルプのイメージ

相手の画面を自分のパソコンに表示できるほか、相手のパソコンをリモート操作することもできます。アプリケーションの操作方法やトラブルの状況説明をするときなどにも活用でき、ヘルプデスクで活用やトラブル時の対応にも応用できます。

保守とセキュリティ

セキュリティのイメージ

Web会議システムは、会議の内容の録音、録画に加え暗号化する機能を持つ製品がほとんどです。セキュリティに関しては機能そのものよりも、機能の確実な利用を徹底することがより重要です。システムにもよりますが、端末側だけではなく、システム側でもセキュリティを担保することが前提となります。

(2)Web会議をはじめるのに必要なもの

■ 会話するためのマイク
■ 映像を映すためのカメラ
■ インターネット回線
※PCにマイクやカメラがついていない場合でも「ヘッドセット」や「Webカメラ」をUSBで接続することにより、Web会議を行うことが可能となります。
※専用の機器や専用の回線は不要です。インターネットに接続できる環境だけが必要です

(3)テレビ会議とはどう違う?

web会議のイメージ

遠隔地との会議やミーティングが行えるWeb会議以外のシステムとの比較をご説明します。

■ テレビ会議システム

テレビ会議には、専用端末、カメラ、マイク、大画面のディスプレイを要します。会議室用の部屋に構築するため投資コストもかかります。メリットとしては、より高精細な映像が利用できるので、相手の顔色を読み取ることもできます。

Web会議では専用端末が不要で、自分の座席から手軽に参加できるため、会議はテレビ会議システム、ミーティングはWeb会議と使い分けるケースも見られます。

■ テレビ電話

電話機にモニタを組み合わせた専用端末が必要となります。テレビ会議システムより簡易に行えるが、基本的に1対1での利用となります。

■ スカイプ

1対1の利用が基本です。Web会議は2人以上で利用可能でセキュリティ機能などがより充実しているといえます。

(4)Web会議の通信方式

Web会議の通信方式には大きく分けて、2種類あります。P2P方式(弊社製のSOBA mierukaや、Skypeで採用されています。)とサーバー/クライアント方式(現在主流の通信方式です。ミエルカ・クラウドで利用されています。)があります。

▶P2P方式のWeb会議システム

P2Pのイメージ

P2Pのイメージ

P2Pはサーバーを介さず、ユーザー間で直接通信が行われます。それでは、具体的にはどのように通信が行われているのでしょうか。SOBAmierukaを例に、詳しく説明したいと思います。
まず、サービスを利用するためにSOBA mierukaにログインした利用者は、専用の会議ツールであるSOBAmierukaクライアントを起動します。その後、会議に参加し、相手との通信路が確立され、カメラやマイクを利用してコミュニケーションすることができるようになります。
基本的には、自分のPCとセッションに参加している他のPCとの間が、ネットワークを介して直接に接続され、P2P接続が行われます。ただし、ファイアウォール環境を隔てた相手と通信を行うためには、ファイアウォール越えを行うための、何らかの仕組みを利用しなければなりません。
当社では、ファイアウォールの環境にあるユーザー同士でも、SOBAによる通信が実現できるように、SOBA用の中継サーバーを利用する仕組みを提供しています。この場合、仮想的に、自分のPCと相手のPCとの間は、P2P接続した通信路の確立形態を実現しております。これをハイブリットP2Pとも言います。
この中継サーバーを利用する、利用しないに関わらず、SOBAを使って自分のPCと相手のPCとの間でデータをやりとりする際に、両者の端末間でデータの暗号化(SSL通信)が行われています。

▶サーバー/クライアントのWeb会議システム

サーバークライアントのイメージ

サーバークライアントのイメージ

サーバーを介し、外部と通信を行うのが、サーバー/クライアント方式です。何故サーバーを経由するのかというと、様々な処理を内部で行うことで、データ通信に開発者の意図を反映することができます。
例えば、カメラの映像を送る時、受信側のインターネットの帯域が充分でない場合には、データを圧縮したり、画質を落とす処理をサーバーが行ってから相手との通信を試みます。
もし処理を施すサーバーが無い場合は、映像データがそのまま送られてしまうので、Web会議だとコミュニケーションが成り立たなかったりします。
上記のように、開発者の思うように通信をコントロールできる所がメリットですが、ユーザー間で直接通信を行うP2Pと違い、サーバーが必須となりますので、サーバーを維持するコストが必要となります
よって、サーバー/クライアント方式のサービスはP2P方式に比べ割高な傾向があるようです。

2.最適なWeb会議システムの選び方

(1)Web会議の導入目的

課題のイメージ

対面式の会議やテレビ会議で以下のような課題がある場合、Web会議を導入することにより、課題解決が見込めます。

■ 対面式の会議では参加者が集合するまでに時間がかかっている
■ 場所の問題などにより、会議に参加できないメンバーが多い
■ テレビ会議の実施頻度が高く、機材セッティングの無駄な時間が多い

ほとんどのweb会議ではPDFやPowerPointを画面上で共有しながら会議を行うことができます。資料への書き込みや、ページ送り、またレーザーポインタなどの様々なアクションは参加者全員に共有されるので、リアルな会議以上に的確な情報共有を行うことが可能です。
またPC画面の共有を行うことで、業務ツールを配信することが可能です。またPC画面をリモート操作できるWeb会議では、遠隔地からツールの利用方法の説明等を行うことが出来ます。

低コストでシステムの構築・運用が可能

お金のイメージ 低コストのイメージ

使用方法も簡単で特別なパソコンスキルは求められません。ファイルを開く、Webブラウザを使用するといったことで十分です。
テレビ会議システムに比べて参加人数や拠点数を増やす際のコストも圧縮しやすくなっています。テレビ会議システムのようなカメラ、マイク、スピーカーといった装置がないため、移転も容易というメリットがあります。

Web会議と比較し、テレビ会議システムを導入するのは大きなコストがかかります。 また運用するための場所が必要になり、導入したとしても利便性に欠けることがあります。Web会議であれば低コストで運用することができ、大画面で利用したい場合もPC画面をプロジェクターやディスプレイに接続することで、テレビ会議と変わらない活用をすることができます。

普段メールだけのやりとりを行っている取引先やお客様相手とオンライン上で気軽に顔を合わすことが出来るので、コミュニケーションを活発化することができます。またメールだけでは歩みの遅いやり取りなども、資料を共有しながらのWeb会議により、迅速に意思疎通を行うことが可能です。

テレビ会議と違いWeb会議はソフトウェアなので、「こんな機能がほしい!」や「オリジナルのレイアウトに変更したい!」といったカスタマイズを簡単にメーカーに依頼することができます。無料のWeb会議でカスタマイズに対応しているところは現在存在しないようです。

(2)Web会議システムの提供形態

Web会議システムは、大きくオンプレミスタイプとクラウドタイプに分類できます。

オンプレミスタイプ

サーバーを設置してシステムを構築するタイプで、サーバーやソフトウェアのインストール、など、導入コストと手間がかかる分、自社に必要な機能を搭載した会議システムを構築できます。
運用も自社内で行うことになり、バージョンアップや障害にも自社の担当者が対応します。自社専用のシステムが欲しい企業はオンプレミスを選択することが多いと言えます。

クライドタイプ

クラウドのイメージ

インターネットを介して提供されるサービスを利用するタイプです。低コストですぐに利用できます。機能に応じた料金を支払います。構築も運用の手間がかからず、自動的にバージョンアップされ、常に最新の機能を利用や拠点の増減にも対応できます。
機能面に制限があり、セキュリティも提供事業者側が行います。コスト重視で小さくスタートしたいという企業はクラウドを選択していることが多いと言えます。

(3)製品の比較ポイント

経営陣の会議などは通信が安定しているテレビ会議が適していると言われることがあります。一方、開催頻度が低い会議のためだけに、投資コストが高いテレビ会議を導入するのかといった点は慎重に判断することが必要です。場合によってはWeb会議を選定し、経営陣の会議は対面の開催にした方が望ましいという見方もできます。
また、数多くの会議が同時開催されている環境であればオンプレミスタイプ、同時接続が少なければクラウドタイプという判断も可能です。比較・選定のチェックポイントと投資コストのバランスを検討することが重要です。

■ セキュリティレベル

会議では機密情報のやり取りが多く発生することから、自社のセキュリティポリシーに即したシステムの選択が必要となります

■ 映像の品質

映像の仕様には「SD(スタンダード)」と「HD(ハイディフィニション)」があり、画像の質の高さを望むのであれば後者を選択することが多いです

■ 操作

 

簡易なステップで開始できるかについてトライアルで確かめることがお薦めです

■ サポート体制

 

対応時間が長い、提案力などが挙げられます

(4)導入後の活用シーン

■ オンラインセミナーや社員研修、アンケートや挙手などの機能があるシステムも有り
■ デスクトップ共有機能を使って画面共有、相手のパソコンを遠隔操作
■ 在宅勤務、サテライトオフィス、お互いの勤務状況を把握可能

営業、医療、災害の事業継続のためなど幅広いシーンで利用が進んでいます。ビジネス環境の変化も遠隔会議システムの利用機会を増やしていると考えられます。グローバル化によって、特に中国、東南アジアを中心に拠点を拡大している中、現地とのやり取りはメールや電話だけでは、心もとなく顔を合わせられるコミュニケーションの重要性が高まっているといえます。

ビジネスマンのイメージ

在宅勤務などワークスタイル変革

在宅やフリーアドレスといったワークスタイル導入の際、手軽に活用できるという点ではWeb会議が適しています。「社内は専用のテレビ会議の端末を使い、在宅勤務はPCから参加」という共用も可能です。

外出者を社内からフォロー

営業職員が客先でPCを起ち上げて、上司を参加させる、技術部門担当者が社内からフォローする、といった意思決定への活用ができます。スマートフォンを利用すれば、インターネット回線が設置されていない現場でも活用できる点が大きなメリットです。

事業の継続性確保

 交通事情や被災により出社できないケースでも、移動経路上や自宅からの業務参加により事業の継続性を確保に利用可能です。各拠点になるべく安定した品質での通信を行いたいという場合、テレビ会議が求められるケースもあるかもしれません。

上記のケース以外では、工場と本社で、品質レベルを、あるいは繊維会社のデザイナーと製造現場で、素材の質感を共有することが求められるケースでは、高品質な画像対応ができるテレビ会議が品質情報の共有に適しているケースもあるでしょう。

この場合でも、システムだけでなくネットワーク回線の品質にも留意する必要があります。海外拠点からは、ネットワークが不安定なケースもみられ、画質・音質を落としての会議にならざるを得ないということにもなりかねません。

矢印

無料トライアルできる製品もあるので、機能や音声・映像の品質、操作、セキュリティも含めて比較してみることが望ましいと言えます。活用場面と併せて業務のスタイルや会議実施の現状、会議以外の用途、などを多角的に検討することで、より適したWeb会議システムの選定ができると思われます。

3.付録

Web会議で資料共有

(1)Web会議が生まれた経緯

Web会議は専用機や専用回線が不要ということをお伝えしました。従来の電話回線やADSLを利用したインターネット通信では安定した映像の送受信が出来なかったため、専用機と専用回線を用いテレビ会議を行っていました。

テレビ会議は1960年代から研究による大型システムで、Web会議はインターネットをベースにしたデータ転送機能から誕生したようです。テレビ会議は会議室で会議をするためのものである一方、Web会議は自分のパソコンで簡易に行うことできます。

テレビ会議システムと比較したメリットは既存技術を利用してするため、導入の簡易さと投資コストが安価という点にあります。わずか数クリックで会議を始めることができると訴求している製品もあります。また、マイクやカメラがついていないPCでも「ヘッドセット」や「Webカメラ」をUSBで接続することにより、Web会議を行うことが可能となります。

(2)Web会議の現在

今後のイメージ

Web会議の現状と今後、期待される役割について触れます。

ワークスタイル

遠隔地のお客様に自席で対応する商談や訪問しないでできる営業が可能です。災害時にも出社せずに顧客対応が可能です。サテライトオフィスにも活用できます。

ユニファイドコミュニケーション

複数の通信やコミュニケーションを統合する考え方・技術です。Web会議は重要なアイテムとなっています。

WebRTC

ブラウザ上で音声・画像の通信やデータ通信を行うための規格です。Web会議がさらに身近になろうとしています。

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