いまさら聞けない「働き方改革」におけるWeb会議の有効性とは

Web会議入門

1. 働き方改革におけるWeb会議の有効性

さまざまな勤務体系が導入されつつある仕事現場でも、積極的なコミュニケーションが求められることがあります。 どうしても電話やメール等の文面だけでは詰め切れない案件が出てくるケースもあり、 そのようなシーンこそWeb会議の出番と言えます。 顔を見ながら活発な討論・確実な共通認識を持つことで、円滑な業務の進行を実現します。

Web会議を有効に活用しスケジュールに余裕ができれば、業務内容や拠点間の距離などの要因で 通常であればコミュニケーションをとりにくいメンバー同士の関係性の活発化が見込めます。 こうした点が、仕事現場から見たWeb会議導入の必要性と言えます。

2.Web会議導入で働き方改革を実現するメリット

2-1. 移動コストや仕事時間の短縮

交通費や移動時間が掛かるクライアントへのアプローチツールとして効果的です。本支店や国内外の報告で発生する交通費、移動時間の削減を見込むことができます。 移動の時間や費用が削減できることで、従来は参加できなかったメンバー間の会議開催が実現でき、積極的なコミュニケーションの場を持つことも可能です。

Web会議を使いお互いの顔を見ながら行うやりとりや資料共有機能を交えた検討を行うことで、移動コストや時間を抑えながら充実した 営業対応を積極的に行うことができるのです。

遠方の有望なお客様に向けて継続的な営業活動や保守・サポートを行う際、 Web会議を用いて顔を見える状況でアクションすることで、 身近な関係を保ちながらアプローチすることができます。

2-2. コミュニケーション手段が多様になる

自社内での働き方改革を進めるため、フレックス勤務や在宅勤務など、勤務の場所や時間にある程度の自由度がある勤務体系の導入が進みつつあります。 Web会議はこうした多様な仕事の仕方を実現するためのコミュニケーションのツールになります。

働き方改革を通じて、勤務場所や仕事の時間帯が異なると、同じ案件を扱うメンバー間のコミュニケーションがうまくとれなくなるケースがあります。 Web会議を活用して、異なる拠点にいるメンバー同士が顔を合わせる機会を積極的に作り出し、業務の報告や課題の管理をお互いの顔を見ながら行うことで メンバー間コミュニケーションを増やします。

こうしたコミュニケーションツールを利用する環境が整えば、 多様な勤務体系を新しく推し進めるきっかけとなり、社員の満足度も維持・向上させながら 働き方改革を進めることが可能になります。

2-3. 仕事の拠点や人数にとらわれない社内の人事施策の実現

新しい勤務体系を導入する働き方改革に伴い、顔を合わせる機会が減ってしまうメンバー間のコミュニケーションの改善に Web会議の導入は効果があると言われます。営業業務や社内サービスとして社内外を問わず、汎用的に利用できる便利なコミュニケーションのツールとしても 利用することが可能です。

研修など社内施策を導入する際にもWeb会議の機能が有用です。全社的に導入したい研修があるが研修を開催できない場所に支店があったり、 勤務場所が違ったりすることで、人事施策が効果的に運用できないといった課題解決にも役立ちます。

Web会議を使い遠隔の拠点を結んだ研修や相談の窓口を準備することにより、勤務場所にとらわれない、 離れた場所で勤務する社員間で均一化された社内の人事施策の提供を実現することができるのです。

3.働き方改革を推進するWeb会議の有効な機能とは

クライアントとの打合せや営業訪問などを目的として外出するにあたり、Web会議を導入することで、 移動時間を有効に活用することができます。ワークスタイルの変革を行う働き方改革を実現するために 効果的なWeb会議の機能をご紹介します。

3-1. 資料共有機能

離れた場所の異なる複数拠点で各メンバーが分散して案件を推し進めている場合、定期的にコミュニケーションをとり、 情報共有や意思疎通を行い、共通認識を持ちながら進捗管理を行いたいところです。そのようなシーンでは、 Web会議の資料共有機能を有効に活用することにより、同時的・効率的にひとつの案件にアプローチすることが可能です。 さらに、関与している全てのメンバーが参加するWeb会議の機会を設定することで積極的・自発的な発言を促すことができ、 ディスカッションを通して行うコミュニケーション強化につなげることができます。

3-2. ビジネスチャット

在宅勤務、フレックス勤務など、働き方改革に伴う多様な勤務体系を導入するにあたり、意識的に社員やスタッフ間のコミュニケーションをとることが必要です。 リアルタイムにセーフティーなコミュニケーションをとりたい場面でも、 ビジネスチャット機能を活用すれば文字による会話が安全にできて、ファイル添付や個人の都合に合わせた通知設定も可能なため、 スムーズにやりとりとすることができます。また、クライアント先において円滑に作業を円滑に進めていくシーンでは、 現場の状況にあわせた会社からの的確かつ素早い指示が求められます。

ビジネスチャット機能を活用することにより、リアルタイムな現場対応が実現できます。クライアントからの質問への対応もビジネスチャットを活用することで、 その場での対応につながり、持ち帰り再度対応しなければならないという手間が格段に減少させられるという点もメリットです。

3-3. セキュリティや保守の機能

セキュリティの面からも、通信とデータの暗号化されており、端末紛失時や関係者の退職時でも情報漏えいしないため、日々の業務情報を安全に守ることができます。 働き方改革のひとつである在宅勤務を行う際、最も懸念される課題のひとつとして、パソコン端末持ち出しによる情報漏えいが挙げられます。Web会議を用いることで 自宅の端末を活用して業務を進めることが可能となるため、パソコンの持ち出し手続きの手間や端末紛失などによる 情報漏えいのリスクが低く抑えられ、自宅業務を安心して任せることができます。

さらに、保守機能としてはリモートサポートが挙げられます。リモートサービスとは、 インターネットで繋げて利用者のパソコン画面をオペレーターのパソコンに表示させて、画面を共有しながら設定方法などをアドバイス、あるいはトラブルを解決するサービスです。 電話で言って伝わるか不安、あるいは勤務を始めたばかりで使い方がわからないといった場面でも画面を共有しながらオペレーターが操作説明することで、スムーズな導入を実現できます。

4.多様な勤務体系で働く社員をサポートするためのツールとして

社会的にも働き方改革を実現するための取り組みが求められています。「働き方改革」を推し進める企業側から見た場合、 勤務地の範囲を拡大させるためのサテライトオフィス整備や在宅勤務の導入、あるいは勤務時間の自由度を向上させるフレックスタイム制の導入やなど、 多様な取り組みが存在します。
会社全体で導入する取り組みとして検討だけではなく、プロジェクトを預かるマネージャーの立場で限られた期間に限定して利用することで、 参加メンバーの業務環境を整えることにも利用可能です。ASPのサービスを利用すれば月額で固定の運用も可能です。 働き方改革の中で導入される、多様な勤務体系で業務を行う社員を積極的にサポートすることが可能となります。

働き方改革の取り組みとWeb会議システムの機能を効果的に組み合わせることで、さらに有効に機能するものにすることが可能です。 働き方改革を実現するためにも、Web会議システムは欠かせないものと言えるでしょう。